Cité collégiale : Changements technologiques
Alexandre Hoffarth 2013
Mise en contexte
Depuis maintenant presque
deux ans (exactement en août 2012), la Cité collégiale
a décidé de remplacer son système de gestion, qu’était Blackboard, par Desire to learn. Celui-ci a été
rebaptisé « Ecité » par
choix. Cette volonté de modifier le nom est le résultat d’une stratégie
marketing visant à créer une identité propre reliée à la Cité collégiale afin
que les étudiants et les employés, mais tout particulièrement les étudiants,
puissent s’identifier, y adhérer et le diffuser. Le produit et service qu’est
« Ecité » est vendu au
personnel enseignant comme une « stratégie gagnante » pour les
étudiants et un outil visant à faciliter la transmission des apprentissages.
Cependant, Ecité ne
« fonctionne » pas seul, il est accompagné d’un programme au nom de
SAVOIR
développé par la technostructure de la Cité collégiale. Celui-ci est conçu
comme un système informatique fonctionnant en binôme avec Ecité, dont le but
est de mettre en place des indicateurs autant pour les professeurs, les
étudiants et les instances dirigeantes de la Cité collégiale.
La direction des
ressources humaines de la Cité collégiale a de ce fait répondu aux exigences de
la haute direction en ce qui concernait les orientations du plan stratégique.
Si j’ai choisi cette
thématique pour répondre à ce travail, c’est que moi-même j’ai participé au
marketing de ces outils, comme de nombreux professeurs, ainsi qu’à
l’élaboration de ces deux plateformes. La suite de ce travail est rédigée à
partir de faits, d’expériences et notions apprises dans les différents cours
suivis à l’ÉNAP, incluant bien évidemment celui des changements technologiques
et GRH.
Pour illustrer mon propos
et présenter sommairement la structure organisationnelle de la Cité collégiale,
j’ai décidé de créer le schéma suivant et qui est inspiré par Mintzberg :
Ce qui est important dans le contexte de ce
travail, c’est la taille de la technostructure
où l’on trouve la DRH. On remarque qu’elle est relativement petite
comparativement aux autres divisions. Une bonne partie de la mise à niveau
technologique est faite par Innovacité
qui sert de pilier principal au développement technologique de l’organisation. Il
y a donc une forte collaboration entre la DRH et Innovacité pour développer des
plateformes informatiques.
J’apprécie beaucoup la
définition de la technologie selon Katz et Rosenzweig : « une combinaison des habiletés,
connaissances, aptitudes, techniques, matériels et outils, que les personnes
utilisent pour rencontrer de façon efficace les objectifs de l’organisation ». De ce fait, son objectif est d’apporter une plus grande efficacité à
l’organisation pour que celle-ci puisse rencontrer ses objectifs. C’est en tout
cas l’esprit dans lequel la Cité collégiale mise en ce moment.
La Cité
collégiale est-elle évoluée sur le plan technologique ?
Objectivement oui. La Cité collégiale s’apparente
beaucoup à ce qui se fait dans les institutions scolaires et est tournée vers
la démocratisation par le Web 2.0. Toutefois, la Cité collégiale mise beaucoup
sur l’utilisation technologique au niveau de la formation à distance. Ainsi, le
développement des cours en ligne était devenu une priorité. En septembre 2013,
je me souviens d’une conférence sur les TIC à la Cité collégiale et plusieurs
technopédagogues proposaient de rentre obligatoire au moins deux cours en ligne
pour que les étudiants apprennent à faire face à ce genre de situation dans
leur avenir professionnel.
Le Web 2.0 est donc un vecteur de changement au
niveau de la structure, mais aussi dans les pratiques d’études et de travail. De
ce fait, j’ai exemple qui a été mis en place en septembre 2013. Celui-ci
concerne l’utilisation de la plateforme Ecité avec le cellulaire des étudiants.
Des notifications se mettent place dès que l’étudiant donne son numéro de
téléphone sur cette plateforme, c’est exactement la même chose avec SAVOIR qui
envoie instantanément les résultats des examens, et les commentaires, à
l’étudiant dès que le professeur les a diffusés sur le réseau. De même, Ecité
permet à l’employé d’envoyer à la DRH sa présence ou son absence au travail.
De quelles
générations sont ses approches technologiques en GRH ?
Comme dans beaucoup d’établissements scolaires
le Web 2.0 est réellement mis en application au service de l’apprentissage.
ECité et SAVOIR sont des systèmes multidirectionnels décentralisés avec une
dose de participatif.
Si on se réfère à Anne Marec et Nathalie
Rinfret (2011) : « L’université
est, en principe, en bonne posture pour former au technoleadership de
résonance. D’abord, parce que son mode de fonctionnement est traditionnellement
démocratique, donc propice à l’expression des opinions et, théoriquement, des
ressentis. Ensuite, parce qu’elle est à l’origine des pratiques virtuelles
d’échanges appliquées à la recherche. Elle dispose en outre de chercheurs et
d’experts dans les domaines concernés GRH, GTI, TI et du leadership. De plus,
elle est susceptible d’avoir recours sur une grande échelle aux technologies
éducatives et aux stratégies pédagogiques les plus évoluées en enseignement en
classe, à distance ou en bimodalité. Enfin, elle est en contact avec les
générations montantes qui réclament des approches technologiques et novatrices ».
Certes, la Cité collégiale n’est pas une université, c’est un collège, mais
l’esprit reste le même. La plateforme est en évolution constante, mais surtout,
des comités d’amélioration autant du côté des étudiants que des employés.
L’avantage est que la Cité collégiale est souvent à l’avant-garde, ou du moins
elle veut se montrer moderne, mais les impacts psycho-sociaux dus aux
changements structurels ne sont pas encore évalués.
Toutefois, même si la technologie est assez
évoluée à la Cité collégiale (c’est d’ailleurs son approche marketing), les
changements ne sont pas toujours acceptés, comme nous le verront dans la suite
de ce travail. Il faut cependant saluer l’initiative et la bonne volonté de
ceux qui développent ces plateformes.
L’intervention
de la DRH est-elle significative dans les développements de systèmes
d’information (SI) et des usages de la technologie par l’organisation ?
Dans le plan d’orientations stratégiques pour
l’année 2018, nous y trouvons dans l’un des quatre objectifs à accomplir :
« La
pertinence et qualité de la formation et des services à l’ère numérique. La
formation et les services répondent aux besoins changeants de l’économie à
l’ère numérique ». Même si cette demande provient d’une volonté de la
haute direction du collège, c’est à la DRH de la mettre en place parce qu’elle
sert d’intermédiaire de communication entre les différentes divisions
administratives et les écoles.
L’usage de la technologie par l’organisation a
permis de stimuler l’innovation en impliquant des employés passionnés
(par la technologie et ses applications pédagogiques et structurelles), et en
adoptant des nouvelles technologies qui ont pour effet de séduire les plus
jeunes (étudiants et jeunes professeurs), mais aussi les professeurs voulant
« rajeunir » ou « rafraichir » leurs cours.
Comment
qualifiez-vous le type de pratique de la DRH, en matière de GRH (outils de
base, stratégique de haut niveau, ou encore, entre les deux) ?
Je dirais que la Cité collégiale est dans une
phase de transition technologique qui est accélérée par la haute direction et
les ressources humaines.
La principale évolution se trouve dans
l’utilisation des médias sociaux (Facebook et Linked in) pour effectuer son
recrutement. Dans ce sens, elle utilise énormément l’e-recrutement. Moi-même,
j’ai été sollicité de cette manière en 2011 et mon premier contrat avec eux s’est
fait par l’entremise de Facebook ; la DRH avait repérer mes compétences, mon
profil professionnel et académique et m’a proposée de me rencontrer pour une
entrevue conjointe entre la DRH, l’École d’Administration d’Hôtellerie et de
Tourisme (EAHT) de la Cité collégiale et moi-même.
Comme chaque entreprise, la Cité collégiale
utilise un site internet dont une section est attribuée aux ressources humaines.
Le forum FAQ (foire aux questions)
permet de répondre à de nombreux questionnements posés par les employés ou les
candidats aux postes proposés.
La DRH est également très axée sur le
télétravail et encourage les étudiants et les professeurs à s’échanger les
coordonnées dans le cadre d’un apprentissage continu. Cela a certes le mérite
de resserrer les liens entre le professeur et ses étudiants, mais la surcharge
peut devenir réelle si personnellement nous ne mettons pas ses propres limites.
De même, la DRH encourage l’utilisation du
portail employé pour la gestion de on dossier ; que ce soit dans les activités
effectués, les déplacements, les présences, les absences, etc.… Il y a donc une
forme de responsabilisation de l’employé comme le présentait Anne Marec dans sa
capsule 6 du présent cours.
Quelles sont
les perspectives d’évolution de la GRH (a) … dans sa contribution au
développement technologique de l’organisation, et aussi (b) … de la DRH
elle-même, dans son propre développement technologique?
Avant que je ne quitte l’établissement, la GRH
avait commencé à mettre en place des capsules liées à la sécurité et la santé
au travail. Cela se faisait par le biais du système ECité et je crois que
c’était un moyen mis en place dans le cadre de la GRH pour introduire les
changements technologiques étape par étape.
D’ailleurs, l’Ontario avait déjà rendu
obligatoire un examen que tous les professeurs, qu’ils soient contractuels ou
permanent, à temps plein ou à temps partiels, devaient effectuer. Celui-ci se
concentrait sur les étudiants présentant un handicap physique ou une pathologie
intellectuelle (dyslexie, troubles anxieux, …) et sur comment le professeur
devait réagir dans une situation se présentant dans sa classe. L’examen était
obligatoire et la Cité collégiale envoyait le résultat au ministère de la santé
de l’Ontario.
Comme le mentionnait Anne Marec dans sa
deuxième vidéo de ce cours : « Les
cadres et les employés doivent être formés pour faire face à ces
changements »,
la Cité collégiale a beaucoup mis l’accent sur cet aspect en
Dans ce sens, la GRH a pris l’initiative
d’introduire des capsules pour la formation aux nouveaux systèmes de gestions
ECité et SAVOIR. L’équipe du CAAP
(qui travaille en collaboration avec les ressources humaines), sert
d’intermédiaire à la DRH pour les relations employés-employeur en ce qui concerne
toutes les questions technologiques. Toutefois, ces capsules n’étaient que
complémentaires à des cours donnés en classe par les concepteurs de cette
plateforme.
Cependant, il faut garder en tête que même si
la GRH a des perspectives d’évolution, la technologie est standardisée assez
facilement, mais son utilisation est difficilement planifiable. Cela est dû au
fait que « cela dépend plus de
l’habileté des personnes que des machines ».
De même lorsque je travaillais à ce collège,
il n’y avait pas encore eu d’étude interne sur le taux d’adhésion des
professeurs à ces nouveaux systèmes. Cependant, la DRH recommandait fortement de
prendre tous les cours de mise à niveau et d’utiliser le maximum d’applications,
ce qui me laisse à penser que ces plateformes étaient aussi des outils de
contrôle émanant de la DRH aussi bien pour les professeurs que pour les
étudiants.
Avant que je ne parte, une réunion conjointe
entre la DRH et les coordonnateurs de programmes s’était déroulée et avait pour
sujet des solutions technologiques pour aider les employés et les étudiants à mieux
gérer les changements.
En plus d’avoir un portail étudiant et un
portail employé, la DRH pensait à utiliser par le biais de ses
« filiales » Innovacité et le CAAP, le logiciel Skype pour fournir
une aide en ligne.
Conclusion
Les technologies à la Cité collégiale ont bien
été intégrées dans la structure de l’organisation et la DRH a bien compris
l’importance de les utiliser. En soutenant une politique de changement par la
technologie, la GRH est devenue un vecteur d’apprentissage, mais aussi de
soutien à l’employé ou à l’étudiant. Toutefois, je crois que c’est par le biais
de ses partenaires Innovacité et le CAAP, que la diffusion de ces technologies
se fait par étape et presque de manière naturelle.
Bibliographie
Voir notes en bas de page.
Annexes
Plan d’affaire 2013-2014 et Vision 2018 insérés dans le
courriel remis au professeur.
Courriel daté du
4 octobre 2013
Bonjour,
Nous aimerions obtenir
la rétroaction des directions, des coordonnateurs et des professeurs sur
l'utilisation du nouveau système de rétroaction SAVOIR.
Lors de la semaine 3,
vous avez été invités à faire la validation de la salle de classe ainsi que
l'intégration des indicateurs d'engagement des étudiants. À partir de la
semaine 4, vous avez procédé à vos rencontres d'équipe pour évaluer les
étudiants à risque et entreprendre certaines interventions auprès de ceux-ci.
Nous voulons connaître l'impact du nouveau système sur ce processus.
Aidez-nous à améliorer
le système et les outils que nous pouvons mettre à votre disposition pour vous
appuyer dans votre travail en remplissant un court questionnaire d'ici le
vendredi 11 octobre.
Vous avez des
commentaires ou des recommandations d'amélioration à nous transmettre? Merci de
répondre directement au présent courriel. Votre réponse sera envoyée à
l'adresse amlalon@lacitec.on.ca.
Nous vous prions de bien
vouloir transmettre ce courriel aux coordonnateurs et professeurs de vos
secteurs respectifs.
Courriel daté du
11 octobre 2013
Bonjour à tous,
J’aimerais vous partager les
statistiques de l’ÉMAC en ce qui a trait à l’utilisation de l’outil SAVOIR
quant à la validation des listes de classe et sur la rétroaction de
l’engagement étudiant.
Cet automne nous avons 212 sections
de cours. Les listes de classes ont été validées à 83,5% dans Ecité et SAVOIR,
soit 177 sections sur 212. C’est très bien.
Pour ce qui est de la rétroaction sur
l’Indicateur de progrès d’engagement de l’étudiant notre participation ce
chiffre à 68,4%. Ce qui veut dire que les étudiants de 145 des 212
sections que nous avons ont reçu une rétroaction.
J’en profite pour remercier tous ceux
et celles qui ont fait leur travail. Je sais qu’il s’agit d’un nouvel
outil et j’encourage tous ceux et celles qui n’ont pas encore eu la chance de
se familiariser ou de se former à ce nouvel outil de prendre rendez-vous avec
nos experts au centre de la techno-pédagogie.
Nous allons nous servir de cet outil
pour les CEPE dans deux semaines et j’aimerais que tous aient intégrer cet
outil dans leur cours.
Encore une fois merci, les statistiques
nous démontrer que nous sommes dans la bonne voie.
Bonne fin de semaine de l’Action de
grâce à tous!
Marc Bissonnette M.A. M.Ed
Directeur
École des médias, des arts et de la
communication (ÉMAC), FBO
