mardi 15 mars 2016

Simulation ENAP : Note de service - Alexandre Hoffarth 2013

NOTE DE SERVICE À L’INTENTION
 DU SOUS-MINISTRE JOHN KNUBLEY
(Pour information)

EXPÉDITEUR : Alexandre HOFFARTH, conseiller principal
DATE : 28/06/2013

Opportunités d’améliorations dans la gestion des personnes et de l’information à Industrie Canada (IC).

CONTEXTE

Depuis plusieurs années, des efforts ont été effectués au niveau de la gestion, de l’évaluation et du rendement des programmes mis en place au sein de l’administration publique fédérale. Si on se réfère au site du Secrétariat du Trésor dans la catégorie dédiée à Industrie Canada, on peut y lire : « Cette année encore, les commentaires formulés par le Secrétariat du Conseil du Trésor sur la capacité d'Industrie Canada en matière de gestion sont globalement positifs. L'évaluation a porté sur huit composantes de gestion (CG) d'Industrie Canada et le ministère a obtenu quatre cotes Fort et quatre cotes Acceptable. Le rendement du ministère par rapport à l'évaluation précédente était globalement stable. Pour trois CG, la cote obtenue par le ministère a progressé à Fort tandis que sa cote pour une CG a diminué, Pour quatre CG ses cotes sont restées les mêmes »[1].

Il est à préciser que lorsque les CG ont été évalués durant la période 2011-2012, IC se trouvait dans un contexte opérationnel difficile. Toutefois, certains grands projets ont été menés jusqu’à l’aboutissement tels : les modifications apportées à la Loi sur le droit d’auteur, la mise en œuvre stratégique sur l’économie numérique, la réponse du gouvernement au rapport indépendant d’experts sur le soutien fédéral[2]. Il est aussi précisé que l’examen des programmes et des politiques concernant l’aérospatiale sera évalué pour la période 2012-2013.


CONSIDÉRATIONS

À la lecture de cet en-tête, nous pouvons en tirer qu’IC a prospéré dans certains CG (gestion axée sur les résultats, vérification interne, évaluation, gestion de la sécurité et gestion intégrée des risques). Cependant, d’autres sont restés stables et c’est sur cela que le diagnostic va porter. Les CG qui ont reçu une côte « acceptable », notamment sur la gestion des personnes et la gestion de l’information sont une priorité à laquelle nous devons nous pencher.

Si nous prenons les considérations de la gestion des personnes écrites sur le site du conseil du trésor, il est indiqué que le groupe des EX aurait besoin de plus de stabilité (dans une optique de leadership), mais aussi de confiance dans la haute direction, ce qui est sûrement dû aux récentes restructurations dans l’administration publique fédérale. Le plus important est d’optimiser le rendement par le développement de mécanismes efficaces. L’autre point est qu’IC doit rassurer l’ensemble du personnel sur l’évolution des ressources disponibles. C’est un point important, d’actualité, qui a un impact grandissant sur le moral des employés. L’aspect positif est l’investissement qui a été effectué dans le groupe des EX afin de stabiliser le roulement du personnel, mais aussi les opportunités d’avancement de carrière et de perfectionnement[3].

Pour ce qui a trait à la gestion de l’information, les points diagnostiqués sont le plus souvent de créer une base de données structurée et utilisable. C’est aussi le cas pour la conservation des données recueillies par IC. Le calendrier de la gestion de conservation et d’élimination n’est pas encore défini. 
De même, il sera essentiel de travailler sur les pratiques de la gestion de l’information (GI ; 12.3)[4]. IC n’a pas encore structuré tout son inventaire électronique, ainsi que l’organisation de toutes ses pratiques. Elle a certes accompli partiellement cet objectif, mais tout cela n’est pas appliqué de façon uniforme.


RECOMMANDATIONS

En tant que conseiller principal du secteur de la planification stratégique, je me dois de vous recommander deux axes sur lesquels nous devrions travailler. Bien évidemment, tel qu’il a été précisé dans le diagnostic, le premier sur lequel nous devons mettre notre attention est  la gestion des personnes ainsi que la gestion de l’information. Appuyées par le diagnostic révélé précédemment, voici quelques opportunités et recommandations qui pourraient être appliquées.

Pour cela, nous devrions suivre un plan qui s’effectuerait en 3 étapes. Tout d’abord, il serait important que le secteur de la planification stratégique développe un portefeuille d’indicateurs plus équilibré et complet. Les indicateurs ainsi développés auront ainsi la force de bien mesurer ce qui fait défaut et ainsi contribuer à trouver des solutions d’améliorations. Dans ce sens, l’uniformisation des pratiques, ainsi que de leur évaluation, sera une possibilité de réaliser les opportunités souhaitées dans ces deux points.

Ensuite, il est impératif de consulter tous les employés sur les possibilités d’améliorations qu’ils ont eux-mêmes identifiés. Certes, ils l’ont été par le passé, mais je crois qu’au vu du climat actuel, ce serait nécessaire de le refaire. Ce serait aussi un moyen d’établir un lien de confiance en impliquant des employés dans ce processus de réflexion et d’amélioration du service. L’idée serait de développer une carte stratégique pour présenter les enjeux cruciaux, mais aussi la place de chacun dans l’organisation, est d’impliquer le maximum de personnes. Le principal est que les employés adhèrent à la vision que nous voulons développer.
Finalement, le but serait de créer un tableau de bord équilibré, mais celui-ci devra être utilisé et se rendre utile en étant présenté, expliqué puis accessible à tous. Donc, il ne serait pas transmis qu’au groupe des EX, mais aussi à tout le personnel afin qu’il sache exactement ce qu’est l’organisation, ses processus et ses objectifs, mais aussi la place que chacun occupe dans le développement et le rayonnement de l’organisation.

Le second axe est l’effet en termes d’image positive et inspirante que ces recommandations pourraient avoir sur les fonctionnaires d’Industrie Canada ainsi que sur l’opinion des citoyens canadiens vis-à-vis du ministère.

La mise en place de ces recommandations pourrait avoir un impact sur les services axés sur les citoyens, qui n’a pas été mesuré pour le CRG 2011-2012[5]. Comme vous le savez, les tendances actuelles vont beaucoup à la qualité du service à la clientèle. Un ministère comme Industrie Canada est essentiel pour les besoins de la population, notamment les citoyens qui veulent contribuer à enrichir le Canada par la création d’entreprises. En donnant l’exemple, nous motiverons certainement de futurs entrepreneurs à se lancer, puis nous stimulerons les chefs d’entreprises et les travailleurs déjà en emploi, le tout en affichant une image exemplaire de bonnes pratiques et de soutien à la population canadienne.

De ces faits, je vous prie M. Knubley, de prendre en considération les points que j’ai apportés dans cette note. Je vous remercie également de l’attention que vous portez à l’amélioration des processus de gestion du secteur de la planification stratégique d’Industrie Canada.

Alexandre HOFFARTH
Conseiller principal